Tendenser ses i de overordnede tal mens problemer og løsninger findes i detaljerne. Det er en kendt sag, men traditionelle rapporter er meget detaljeorienterede og derfor går overblikket tabt.
Årsagen er, at det dels er krævende at fremstille rapporterne og dels at der ikke er nogen indlysende måde at forbinde tal mellem rapporterne på. Et moderne BI system giver brugeren mulighed for let at komme om bag de viste tal i rapporterne med funktioner så som drill-down.
Det åbner op for, at rapporter i udgangspunktet er overordnede, så modtageren hurtigt opfanger tendenser og signaler, hvorefter detaljer dynamisk kan hentes ud af rapporten om præcis de tendenser og signaler, som brugerne spørger til.
Når data vises meget overordnet, f.eks. som en graf eller speedometer, så kan der kommes langt mere information ind på en enkelt rapport eller skærmbillede og derfor kan man i praksis samle alle de relevante informationer til en givet bruger på overordnet niveau i et enkelt skærmbillede. Sådan et samlet overblik kaldes også et Dashboard eller et Cockpit.
I cockpittet får brugeren et hurtigt overblik over sine vigtigste tal og kan bore ned i de enkelte elementer for yderligere detaljer.
BENCHMARKS
Er en dækningsgrad på 32% godt eller skidt? Er det noget, der kræver en handling?
Sammenligninger af data - Benchmarks - er en meget stærk måde at kommunikere, om et tal er godt eller skidt og hvilket potentiale, der er for forbedring.
De mest almindelige former for sammenligninger er:
- Sammenligning med budget
- Sammenligning med sidste år/periode
- Sammenligning med gennemsnit
Ved at sammenligne vigtige nøgletal med budget, en tidligere periode eller et gennemsnit bliver modtageren meget mere bevidst om tallets fortolkning.
Hvis en kundes dækningsgrad på 32% er mindre end et gennemsnit på 38% for alle kunder, så gives denne kunde måske for store rabatter, og det kan den kundeansvarlige tage stilling til.
VISUALISERING
Et kendetegn ved et business intelligence system er mulighederne for at vise data på en mere intuitiv måde vha. grafer, målere, landkort osv.
Med en tilpasset visualisering kan man meget lettere se tendenser og sammenhænge i data, end når data bare vises i lange tabeller.
MÅLSÆTNINGER
For at give det bedst mulige beslutningsgrundlag for systemets brugere, er det vigtigt at kommunikere, om de viste data kræver handling eller ej. Dette afgøres med målsætninger: Ved hvilken værdi er f.eks. dækningsgraden acceptabel? Og hvornår er den for lav?
Målsætninger kan vises med farvelægninger i grafer, tabeller og speedometre, så brugerne straks kan se, hvilke nøgletal, der kræver handling.
SPOTLIGHT EFFEKT
Alle brugerne cockpits og dashboards styres centralt via metadata. Det betyder, at hvis der er behov for at ændre en rapport, så gøres det let vha. rapportdesigneren, hvorefter brugerne automatisk ser de rettede rapporter.
Dette giver virksomhedens ledelse mulighed for at kommunikere virksomhedens strategi ved at vælge hvilke nøgletal og hvilke målsætninger, de enkelte brugere præsenteres for i deres dashboards, og dermed hjælper business intelligence systemet med at implementere virksomhedens strategi.
SELVBETJENING
Acinta Intelligence Suite giver den enkelte medarbejder adgang til alle relevante rapporter, hvilket gør dem i stand til at hente de rapporter, de skal bruge, når som helst de har brug for det. Det letter byrden for den regnskabs- eller IT medarbejder, som ellers normalt udarbejder rapporter i regneark til resten af organisationen.
De mere avancerede brugere kan desuden gives adgang til rapportdesigneren, således at de endda kan designe nye rapporter efter behov uden teknisk assistance.
LIVE DATA
Er du vant til regneark med data, som er flere dage gamle?
Med Acinta Intelligence Suite trækkes data live - direkte fra dit økonomisystem, når rapporten åbnes.
Du har altså altid adgang til dugfriske data. Med live data kan du følge med i, hvad der sker i virksomheden lige nu, minut for minut.
Og hvis rapporten mangler nogle data, som skal opdateres i økonomisystemet, f.eks. en vare i en forkert varegruppe, så kan du opdatere data i rapporten sekundet efter, at du har rettet det i økonomisystemet.
Med live data er det meget lettere at afstemme data i rapporterne, og du får hurtigere reaktionstid på virksomhedens udfordringer og muligheder.
Kontakt CL Consulting for yderligere information klik her.
